PERUBAHAN DAN PERKEMBANGAN ORGANISASI
1.
Definisi
Pengertian Perubahan Organisasi adalah suatu variasi dari cara-cara yang telah
mapan,yang selama ini berlangsung dalam organisasi dan dipergunakan serta
ditaati oleh anggota organisasi dalam melakukan aktivitasnya dan berbeda dari
apa yang selama ini ada dan telah berlaku dalam organisasi.
Pengertian Pengembangan Organisasi adalah suatu pendekatan sistematik, terpadu dan
terencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi serta memecahkan
masalah-masalah (seperti kutrangnya kerja sama/koperasi, desentralisasi yang
berlebihan dan kurang cepatnya komunikasi dan sebagainya) yang merintangi
efisiensi pengoperasian pada semua tingkatan.
Pengembangan organisasi merupakan
proses terencana untuk mengembangkan kemampuan organisasi dalam kondisi dan
tuntutan lingkungan yang selalu berubah, sehingga dapat mencapai kinerja yang
optimal yang dilaksanakan oleh seluruh anggota organisasi. Pengembangan
Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas
keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan
perkembangan dengan tujuan keorganisasian.
2.
Faktor-Faktor
Perubahan Organisasi
Alvin L. Bertrand berpendapat bahwa
awal dari perubahan itu adalah komunikasi, yaitu proses penyampaian informasi
dari satu pihak ke pihak yang lain sehingga dicapai pemahaman bersama, hal ini
disebabkan karena adanya pengkomunikasian gagasan-gagasan, ide-ide,
nilai-nilai, keyakinan-keyakinan maupun hasil-hasil kebudayaan fisik.
Sebuah
perubahan dan pengembangan dapatlah terjadi pada apapun dan siapapun tidak
terkecuali dengan organisasi.Tidak banyak individu atau organisasi menyukai
adanya perubahan, namun perubahan tidak dapat dihindari namun harus di hadapi.
Proses perubahan organisasi
adalah konsep daur hidup atau life cycle. Organisasi mengalami proses kelahiran
pertumbuhan, berkembang, kematangan, kemunduran dan akhirnya mengalami kematian
sebagaimana dalam semua sistem biologi dam sistem sosial. Secara garis ada dua
faktor penyebab terjadinya perubahan dalam organisasi yaitu:
·
Faktor Ekstern
Adalah penyebab perubahan yang berasal dari
luar, atau sering disebut lingkungan.Organisasi bersifat responsive terhadap
perubahan yang terjadi di lingkungannya.Oleh karena itu, jarang sekali suatu organisasi
melakukan perubahan besar tanpa adanya dorongan yang kuat dari
lingkungannya.Artinya, perubahan yang besar itu terjadi karena lingkungan
menuntut seperti itu.Beberapa penyebab perubahan organisasi yang termasuk
faktor ekstern adalah perkembangan teknologi, faktor ekonomi dan peraturan
pemerintah.
Perkembangan
dan kemajuan teknologi juga merupakan penyebab penting dilakukannya perubahan.
Penggantian perlengkapan lama dengan perlengkapan baru yang lebih modern
menyebabkan perubahan dalam berbagai hal, misalnya: prosedur kerja, kualitas
dan kuantitas tenaga kerja, jenis bahan baku, jenis output yang dihasilkan,
system penggajian yang diberlakukan yang memungkinkan jumlah bagian-bagian yang
ada dikurangi atau hubungan pola kerja diubah karena adanya perlengkapan baru.
Perkembangan
IPTEK terus berlanjut sehingga setiap saat ditemukan berbagai produk teknologi
baru yang secara langsung atau tidak memaksa organisasi untuk melakukan
perubahan. Organisasi yang tidak tanggap dan bersedia menyerap berbagai temuan
teknologi tersebut akan tertinggal dan pada gilirannya tidak akan sanggup
survive.
·
Faktor Intern
Adalah penyebab
perubahan yang berasal dari dalam organisasi yang bersangkutan, yang dapat
berasal dari berbagai sumber antara lain:
- Problem hubungan antar
anggota,
- Problem dalam proses
kerja sama,
Hubungan
antar anggota yang kurang harmonis merupakan salah satu problem yang lazim
terjadi. Dibedakan menjadi dua, yaitu: problem yang menyangkut hubungan atasan
bawahan (hubungan yang bersifat vertikal), dan problem yang menyangkut hubungan
sesama anggota yang kedudukannya setingkat (hubungan yang bersifat horizontal).
Problem atasan bawahan yang sering timbul adalah problem yang menyangkut
pengambilan keputusan dan komunikasi.Keputusan pimpinan yang berkenaan dengan
system pengupahan, misalnya dianggap tidak adil atau tidak wajar oleh bawahan,
atau putusan tentang pemberlakuan jam kerja yang dianggap terlalu lama, dsb.
Hal ini akan menimbulkan tingkah laku anggota yang kurang menguntungkan organisasi,
misalnya anggota sering terlambat. Komunikasi atasan bawahan juga sering
menimbulkan problem.Keputusannya sendiri mungkin baik tetapi karena terjadi
salah informasi, bawahan menolak keputusan pimpinan. Dalam hal seperti ini
perubahan yang dilakukan akan menyangkut system saluran komunikasi yang
digunakan.
Problem
yang sering timbul berkaitan dengan hubungan sesama anggota organisasi pada
umumnya menyangkut masalah komunikasi dan kepentingan masing-masing anggota.
Proses
kerja sama yang berlangsung dalam organisasi juga kadang-kadang merupakan
penyebab dilakukannya perubahan. Problem yang timbul dapat menyangkut masalah
system kerjasamanya dan dapat pula menyangkut perlengkapan atau peralatan yang
digunakan. Sistem kerja sama yang terlalu birokratis atau sebaliknya dapat
menyebabkan suatu organisasi menjadi tidak efisien. System birokrasi (kaku)
menyebabkan hubungan antar anggota menjadi impersonal yang mengakibatkan
rendahnya semangat kerja dan pada gilirannya produktivitas menurun, demikian
sebaliknya. Perubahan yang harus dilakukan akan menyangkut struktur organisasi
yang digunakan.
Perlengkapan
yang digunakan dalam mengolah input menjadi output juga dapat merupakan
penyebab dilakukannya perubahan. Tujuan penggunaan berbagai perlengkapan dan
peralatan dalam proses kerjasama ialah agar diperoleh hasil secara efisien.
3.
Proses Perubahan.
Perubahan
Organisasi merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian
organisasi.Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi,
seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen,
mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.
·
Dorongan untuk Berubah
Alasan
mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan
bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi
tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena
adanya dorongan untuk berubah, yang berasal dari:
·
Dorongan Eksternal
Dorongan
eksternal yang mendorong organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari
lingkungan umum organisasi. Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan,
politik, hukum baru, keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi
organisasi. Disamping itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan
sosiokultural juga mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.
·
Dorongan Internal
Pada
dasarnya dorongan internal berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya
revisi strategi organisasi oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan
organisasi. Dorongan internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan
eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring
bergesernya nilai sosiokultural.
Akibatnya
mereka menuntut suatu perubahan dalam jam kerja, atau perubahan kondisi kerja.
4.
Jenis Perubahan Dalam Organisasi
Secara
umum ada dua jenis perubahan dalam Organisasi :
Perubahan
terencana adalah perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara
berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.
Perubahan
reaktif adalah suatu respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.
5. Langkah-langkah komprehensif dalam proses perubahan.
Ada tujuh langkah
komprehensif yang ditempuh dalam proses perubahan organisasi. Langkah-langkah
tersebut yaitu:
§ Mengenali kebutuhan akan
perubahan
§ Menetapkan tujuan
perubahan
§ Mendiagnosis apa yang
menyebabkan perlunya dilakukan perubahan
§ Memilih teknik perubahan
yang sesuai untuk mencapai tujuan
§ Merencanakan
implementasi untuk perubahan
§ Mengimplementasikan
perencanaan perubahan
§ Mengevaluasi perubahan
dan tindak lanjut
6.
Ciri-Ciri Pengembangan Organisani.
Pengembangan
organisasi yang efektif memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
§ Merupakan strategi
terencana dalam mewujudkan perubahan organisasional, yang memiliki sasaran
jelas berdasarkan diagnosa yang tepat dan akurat tentang permasalahan yang
dihadapi oleh suatu organisasi.
§ Merupakan kolaborasi
antara berbagai pihak yang akan terkena dampak perubahan yang akan terjadi
terhadap suatu organisasi.
§ Menekankan cara-cara
baru yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja seluruh organisasi dan semua
satuan kerja dalam organisasi.
§ Mengandung nilai
humanistik dimana pengembangan potensi manusia menjadi bagian terpenting.
§ Menggunakan pendekatan
komitmen sehingga selalu memperhitungkan pentingnya interaksi, interaksi dan
interdependensi antara organisasi sau dengan organisasi yang lainnya.
§ berbagai satuan kerja
sebagai bagian integral di suasana yang utuh.
§ Menggunakan pendekatan
ilmiah dalam upaya meningkatkan efektivitas organisasi.
Apabila
selama ini kita hanya mengenal pembelajaran pada tingkat individu dan kelompok,
maka perkembangan manajemen telah mengenal pembelajaran organisasi (learning
organization), yang secara sederhana dapat diartikan sebagai :
Organisasi yang secara
terus menerus melakukan perubahan diri agar dapat mengelola pengetahuan lebih
baik lagi, memanfaatkan tekhnologi, memberdayakan sumber daya, dan memperluas
area belajarnya agar mampu bertahan di lingkungan yang selalu berubah.
7.
Metode Pengembangan Organisasi.
Dalam kegiatan pengembangan
organisasi terdapat berbagai macam metode yang pada dasarnya dikelompokan dalam
dua macam, yaitu metode pengembangan perilaku, dan metode pengembangan
keterampilan dan sikap.
1) Metode Pengembangan
Perilaku, meliputi :
·
Jaringan Manajerial (Managerial Grid)
Jaringan manajerial atau kisi
manajerial (managerial grid), disebut juga latihan jaringan (grid
training), adalah suatu metode pengembangan organisasi yang di dasarkan
jaringan manajerial. Teori ini di pelopori oleh Robert Blake dan Jane Mouton.
Dalam metode ini dikenal dua dimensi dua perilaku pimpinan, yaitu perilaku
pimpinan yang memusatkan perhatian pada produksi, dan perilaku pimpinan yang
memusatkan eprilakunya pada orang. Dari segi intensitasnya, seorang pimpinan
mungkin dapat menerapkan sekaligus dua perilaku tersebut dalam intensitas yang
sama atau berbeda.
·
Latihan Kepekaan
Latihan kepekaan (sensitifity
training) merupakan latihan dengan kelompok. Oleh karena itu metode ini di
namakan pula metode T-groupe (T= Training). Dalam metode ini yang
di maksud dengan kepekaan adalah kepekaan terhadap diri sendiri dan terhadap
hubungan diri sendiri dengan orang lain. Metode ini berlandaskan pada anggapan
bahwa kesulitan untuk berprestasi di sebabkan oleh adanya persoalan emosional
dari kelompok orang-orang yang harus mencapai tujuan. Metode ini beranggapan
bahwa apabila persoalan emosional itu dapat di atas maka dengan sendirinya
kesulitan untuk beradaptasi dapat di hilangkan.
Oleh karena itu tujuan dari pada
latiahan kepekaan adalah mempertajam daya peka, perasaan (emosi), dan kecepatan
reaksi dalam menghadapi beberapa persoalan. Dalam latihan ini anggota kelompok
di beri movasiuntuk belajar mengenai diri sendiri dalam menghadapi orang lain,
kebutuhan dan sikap mereka sendiri. Sikap ini dapat terungkap melalui dua
jalur, yaitu melalui mereka sendiri terhadap orang lain, dan melalui prilaku
orang lain terhadap diri mereka sendiri.
·
Pembentukan Tim
Pembentukan Tim (Team Feedback)
adalah suatu metode yang berusaha mengumpulkan data-data dari para anggota
organisasi. Data itu meliputi data-data yang berhubungan dengan tingkah
laku,sikap,serta berbagai perasaan lain yang ada pada diri setiap anggota
organisasi. Data-data yang telah dikumpulkan kemudian di susun dan di kembangan
kepada para anggota organisasi yang telah di survai untuk didiskusikan. Dari
hasil diskusi akan di perpleh umpan balik (feedback) dari para anggota
organisasi yang telah di survey, apakah perlu di adakan perubahan atau
tidak.
·
Umpan Balik Survei
adalah suatu metode yang berusaha
mengumpulkan data-data dari para anggota organisasi. Data itu meliputi
data-data yang berhubungan dengan tingkah laku, sikap, seta berbagai perasaan
lain yang ada pada diri setiap anggota organisasi.
2) Metode
Pengembangan Ketrampilan dan Sikap
Metode ini merupakan suatu program
latihan yang dilaksanakan secara terus-menerus dengan tujuan untuk meningkatkan
pengetahuan, keterampilan dan sikap para anggota organisasi. Metode
pengembangan ketrampilan dan sikap ini meliputi :
a) On
The Job Training
Latihan ditempat kerja (on the
job training ) ialah latihan kerja ditempat kerja yang sebenarnya. Latihan
ini melatih anggota organisasi untuk menjalankan pekerjaan-pekerjaan dengan
lebih efisien. Didalam latian ini instruksi- instruksi diberikan langsung
kepada anggota organisasi ditempat kerjaanya, baik yang bersifat kerja sama
maupun yang bersifat perseorangan. Dengan latihan ini diharapkan para
anggota organisasi lebih mampu menjalankan dan lebih menguasai pekerjaannya.
Ada beberapa keuntungan yang
diperoleh dalam latihan ditempat kerja ini, antara lain :
·
Sangat
ekonomis karena para peserta tetap produktif selama mereka mengikuti dan
manjalankan latiahan .
·
Presentasi
anggota organisasi tidak akan berkurang atau hilang. Hal ini sangat berbeda
apabila dibanding dengan latihan yang diadakan diluar tempat kerja.
Latihan yang diluar tempat kerja kan melibatkan sebagian presentasi
hilang apabila peserta latian kembali ke tempat kerjanya masing-masing
b) Job
Instruction Training
Adalah dengan memberikan
petunjuk-petunjuk pekerjaan secara langsung pada pekerjaan dan terutama
digunakan untuk melatih para karyawan tentang cara-cara pelaksanaan pekerjaan
sekarang. Pada metode ini didaftarkan semua langkah-langkah yang perlu
dilakukan dalam pekerjaan sesuai dengan urutannya.
c) Of
The Job Training
Metode off the job adalah
pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila
banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan
pekerjaan, di samping itu juga apabila pelatihan dalam pekerjaan tidak dapat
dlakukan karena sangat mahal.
·
Lecture
Merupakan metode pelatihan dengan
memberikan kuliah atau ceramah dalam rangka penyampaian informasi-informasi
yang dibutuhkan petatar Metode ini mengeluarkan biaya yang tidak tinggi, namun
kelemahannya adalah peserta kurang partisipasi dan kurang respon.
·
Video
Presentation
Adalah prestasi yang dilakukan
melalui media televisi, film, slides dan sejenisnya serupa dengan bentuk lecture.
·
Role Playing
Merupakan suatu permainan peran yang
dilakukan oleh peserta untuk memainkan berbagai peran orang tertentu dan
diminta untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda perannya. Teknik ini
dapat mengubah sikap peserta, seperti misalnya: menjadi lebih toleransi
terhadap perbedaan individual dan juga dapat mengembangkan
ketrampilan-ketrampilan antar pribadi.
·
Case Study
Merupakan metode pelatihan dimana
para peserta pelatihan dihadapakan pada beberapa kasus tertulis dan diharuskan
memecahkan masalah-masalah tersebut.
·
Simulation
Simulasi merupakan suatu situasi
atau kejadian yang ditampilkan semirip mungkin dengan situasi yang sebenarnya,
tetapi hanya merupakan tiruan saja dan para pelatihan harus memberikan respon
seperti dalam kejadian yang sebenarnya. Jadi simulasi merupakan suatu teknik
untuk mencontoh semirip mungkin terhadap konsep sebenarnya dari pekerjaan yang
akan dijumpai.
·
Self Study
Merupakan teknik yang menggunakan
modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau video tape rekaman dan para peserta
hanya mempelajarinya sendiri. Teknik ini tepat digunakan apabila jumlah
karyawan yang mengikuti pelatihan dalam jumlah yang besar, pada karyawan
tersebar di berbagai lokasi yang berbeda-beda dan sulit mengumpulkan para karyawan
sekaligus untuk bersama-sama mengikuti program pelatihan tertentu.
·
Programmed Learning
Dalam metode ini, diberikan beberapa
pertanyaan-pertanyaan dan para peserta pelatihan harus memberikan jawaban yang
benar. Metode ini dapat juga melalui komputer yang sudah mempunyai program
tersendiri agar para peserta dapat mempelajari dan memperinci selangkah demi
selangkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian setiap langkah.
Masing-masing peserta pelatihan dapat menetapkan kecepatan belajarnya.
·
Laboratory Training
Teknik ini adalah merupakan suatu
bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan
ketrampilan-ketrampilan antar pribadi. Latihan ini bersifat sensivitas, dimana
peserta menjadi lebih sensitif terhadap perasaan orang lain dan lingkungan. Laboratory
Training ini berguna untuk mengembangkan berbagai perilaku bagi tanggung
jawab pekerjaan di waktu yang akan datang.
d)
Vestibule Training
Merupakan pelatihan yang dilakukan
dalam suatu ruangan khusus yang terpisah dari tempat kerja biasa dan disediakan
jenis pelaralatan yang sama seperti yang akan digunakan pada pekerjaan
sebenarnya. Latihan ini berguna sebagai pendahuluan dari latihan kerja.
